Irgendwann reicht der Kalender an der Wand nicht mehr. Dann suchst du nach einer Vermietungssoftware und findest sehr viele Angebote. Manche sind für Ferienwohnungen gebaut, manche für große Maschinenparks, manche für Termine beim Friseur. Für den Verleih von Gegenständen passt davon nur ein Teil. In diesem Ratgeber bekommst du 12 Kriterien, mit denen du jedes Programm prüfen kannst, einen ehrlichen Vergleich von Excel, Verleihsoftware und großen Branchenlösungen und eine Checkliste für die Testphase.
Bevor du vergleichst: Was brauchst du wirklich?
Die beste Software ist die, die zu deinem Alltag passt. Nicht die mit den meisten Funktionen. Nimm dir deshalb zehn Minuten und beantworte diese Fragen für dich:
- Wie viele Artikel vermietest du, und gibt es manche davon mehrfach?
- Wie lange wird gemietet: Stunden, Tage, Wochen oder Monate?
- Wie viele Buchungen hast du in einem guten Monat?
- Wer arbeitet mit: nur du, Familie, Aushilfen, ein Team?
- Wo kommen die Anfragen her: Telefon, E-Mail, WhatsApp, Webseite?
- Brauchst du Mietverträge mit Unterschrift und eine Kaution? Mehr dazu im Ratgeber Versicherung und Haftung.
- Arbeitest du oft unterwegs, zum Beispiel bei der Übergabe auf dem Hof?
Mit diesen Antworten siehst du schnell, welche Kriterien für dich wichtig sind und welche du großzügiger sehen kannst. Wie ein Buchungssystem allgemein arbeitet, erklärt der Ratgeber Buchungssystem für die Vermietung.
Die 12 Kriterien im Überblick
| Kriterium | Darauf achtest du | Warum es zählt |
|---|---|---|
| 1. Zeiträume und Mengen | Mietzeit über mehrere Tage, mehrere Exemplare je Artikel, mehrere Artikel je Buchung | Sonst passt die Software nur für Termine, nicht für Verleih |
| 2. Preise je Zeiteinheit | Preise je Stunde, Tag, Woche und Monat, sinnvoll kombiniert, dazu Saisonpreise und Rabatte | Du rechnest nicht mehr von Hand und vergisst nichts |
| 3. Kaution | Kaution je Artikel, getrennt vom Mietpreis, anpassbar je Buchung | Die Kaution ist kein Umsatz und gehört nicht in den Preis |
| 4. Verfügbarkeit | Warnung bei Überschneidungen, Belegungsplan über alle Artikel, Wartungszeiten | Doppelbuchungen kosten Geld und Vertrauen |
| 5. Mietvertrag und Unterschrift | Vertrag aus der Buchung, Unterschrift auf dem Gerät oder per Link, Rückgabe festhalten | Spart Papier und sichert dich bei Schäden ab |
| 6. Handy | Gut bedienbar auf dem Telefon, am besten als App auf dem Startbildschirm | Übergaben passieren selten am Schreibtisch |
| 7. Team und Rechte | Weitere Benutzer, getrennte Lese- und Schreibrechte je Bereich | Aushilfen sehen, was sie brauchen, und ändern nichts aus Versehen |
| 8. Online-Anfragen | Eigene Seite mit deinen Artikeln, Anfragen landen direkt im System | Weniger Abtippen, schnellere Antworten |
| 9. Datenschutz | Vertrag zur Auftragsverarbeitung, Angaben zum Serverstandort, sichere Anmeldung | Du arbeitest mit Daten deiner Kunden und bleibst dafür verantwortlich |
| 10. Export und Anbindung | Daten mitnehmen können, Anbindung an deine Buchhaltung | Du willst nicht für immer an ein Programm gebunden sein |
| 11. Kosten und Testphase | Klare Preise, kostenlos testen, monatlich kündbar | Du willst wissen, was es kostet, bevor du dich festlegst |
| 12. Support | Erreichbarkeit, Sprache, Hilfe beim Einrichten | Wenn etwas klemmt, brauchst du schnell eine Antwort |
Die wichtigsten Kriterien genauer erklärt
Zeiträume und Mengen. Das ist der häufigste Grund, warum ein Programm nicht passt. Ein Terminbuchungs-Tool weiß nicht, dass von zehn Stehtischen noch sechs frei sind. Teste deshalb gleich zu Beginn eine Buchung mit mehreren Artikeln und Mengen über ein ganzes Wochenende.
Preise. Mietet jemand neun Tage, soll die Software nicht neunmal den Tagespreis nehmen, wenn du einen günstigeren Wochenpreis hast. Prüf, wie das Programm Preise kombiniert und ob du entscheiden kannst, ob angefangene Zeiteinheiten voll berechnet werden. Wie du die Preise selbst festlegst, steht im Ratgeber Mietpreise kalkulieren.
Verfügbarkeit. Eine gute Software warnt dich, bevor du einen Artikel doppelt vergibst, und zeigt dir alle Artikel auf einen Blick. Mehr dazu im Ratgeber Doppelbuchungen vermeiden.
Datenschutz. Du speicherst Namen, Adressen und Telefonnummern deiner Kunden. Frag nach einem Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach der DSGVO, nach dem Ort der Server und nach einer sicheren Anmeldung, zum Beispiel mit zweitem Faktor. Ein seriöser Anbieter beantwortet diese Fragen offen.
Export und Anbindung. Frag, wie du deine Daten bekommst, wenn du wechseln willst, und ob die Software mit deinem Buchhaltungsprogramm zusammenarbeitet. Eine Rechnung muss nicht in der Vermietungssoftware entstehen, aber der Weg dorthin sollte kurz sein.
Excel, Verleihsoftware oder große Branchenlösung?
Nicht jeder braucht sofort eine Software. Und nicht jeder braucht eine große Lösung mit Lager, Fuhrpark und Buchhaltung in einem. Die folgende Übersicht hilft dir bei der Einordnung.
| Excel oder Papier | Verleihsoftware | Branchen-ERP | |
|---|---|---|---|
| Passt für | wenige Artikel, wenige Buchungen | kleine und mittlere Verleihe | große Betriebe mit vielen Standorten |
| Einrichtung | sofort | meist in einem Tag | oft Wochen, mit Beratung |
| Warnung bei Überschneidung | nein | ja | ja |
| Preis nach Mietdauer | nur mit Formeln | automatisch | automatisch |
| Auf dem Handy | umständlich | meist gut | unterschiedlich |
| Mehrere Personen | schwierig | ja, mit Rechten | ja, mit Rechten |
| Kosten | keine | kostenlos bis monatlich | meist deutlich höher, oft mit Einrichtungsgebühr |
Für den Start reicht manchmal eine Tabelle. Ab mehreren Artikeln oder Mitarbeitern wird sie aber schnell zur Fehlerquelle. Woran du das merkst, steht im Ratgeber Excel-Alternative für die Vermietung.
Kosten fair vergleichen. Schau nicht nur auf den Monatspreis. Rechne auch die Zeit mit, die du heute für Abtippen, Nachrechnen und Rückfragen brauchst. Eine einzige verhinderte Doppelbuchung kann mehr wert sein als ein Jahr Software. Die Kosten für die Software sind bei einem Gewerbe in der Regel eine Betriebsausgabe. Mehr dazu im Ratgeber Gewerbe, Kleinunternehmer und Steuern.
Checkliste für die Testphase
Fast jede Software lässt sich kostenlos testen. Nutze diese Zeit mit echten Daten und echten Abläufen. Eine leere Demo sagt wenig darüber, wie sich das Programm im Alltag anfühlt.
- Drei echte Artikel mit deinen Preisen anlegen, einen davon mehrfach
- Eine Buchung über ein Wochenende mit mehreren Artikeln und Mengen anlegen
- Prüfen, ob der Preis stimmt, auch bei neun oder zehn Tagen
- Absichtlich eine Überschneidung erzeugen: Kommt eine Warnung?
- Kaution eintragen und bei einer Buchung anpassen
- Einen Mietvertrag erstellen und auf dem Handy unterschreiben
- Eine Übergabe und eine Rückgabe auf dem Handy durchspielen
- Einen zweiten Benutzer mit eingeschränkten Rechten anlegen
- Eine Anfrage über die öffentliche Seite schicken und daraus eine Buchung machen
- Datenschutz-Unterlagen und Vertrag zur Auftragsverarbeitung anfordern
- Eine Frage an den Support stellen und die Antwortzeit notieren
- Klären, wie und zu wann du kündigen kannst
Team und Handy nicht vergessen
Zwei Punkte werden bei der Auswahl oft unterschätzt. Erstens das Handy: Viele Vermieter sitzen kaum am Schreibtisch. Die Übergabe passiert am Hof, auf der Baustelle oder am Steg. Prüf, ob du dort alles Wichtige schnell findest, auch mit schlechtem Netz. Zweitens das Team: Sobald eine Aushilfe mitbucht, willst du festlegen, wer was sehen und ändern darf.
Wie andere Branchen das lösen, siehst du zum Beispiel bei der Werkzeug-Vermietung, der Fahrrad-Vermietung oder der Baumaschinen-Vermietung.
Stand: 03.11.2026 · Maik Söllner
