Anfragen kommen per Telefon, WhatsApp und E-Mail. Der eine will den Anhänger am Freitag, die andere fragt nach drei Bierzeltgarnituren fürs Wochenende. Solange du alles im Kopf hast, geht das gut. Spätestens beim zweiten Artikel oder der ersten Aushilfe brauchst du ein Buchungssystem: eine Stelle, an der jede Reservierung steht und an der du sofort siehst, was frei ist. Hier erfährst du, worauf es dabei ankommt.
Was ein Buchungssystem für die Vermietung leisten muss
Viele Buchungsprogramme sind für Termine gebaut: ein Friseurtermin, ein Tisch im Restaurant, ein Hotelzimmer. Beim Verleih von Gegenständen ist es anders. Ein Artikel ist über mehrere Tage weg, es gibt ihn vielleicht mehrfach, und zu jeder Buchung gehören Preis, Kaution, Übergabe und Rückgabe.
- Zeiträume statt Termine: Abholung am Freitag um 16 Uhr, Rückgabe am Montag um 9 Uhr.
- Mengen: Du hast zehn Stehtische. Belegt ist der Artikel erst, wenn alle zehn vergeben sind.
- Mehrere Artikel je Buchung: Zelt, Garnituren und Heizstrahler gehören zu einem Kunden und einem Zeitraum.
- Preis und Kaution: Der Preis hängt an der Mietdauer, die Kaution steht getrennt daneben.
- Status: Eine Anfrage ist noch keine feste Buchung. Und ein Artikel, der beim Kunden ist, muss wieder zurückkommen.
Reservierungsplaner, Belegungsplan, Kalender: Was ist was?
Die Begriffe werden oft durcheinander verwendet. Gemeint sind meist verschiedene Ansichten auf dieselben Buchungen. Ein gutes System bietet dir mehrere davon.
| Ansicht | Beantwortet die Frage | Gut für |
|---|---|---|
| Buchungsliste | Welche Buchungen gibt es, und in welchem Stand sind sie? | Anfragen nachfassen, überfällige Rückgaben sehen |
| Monatskalender (Vermietungskalender) | Was passiert an welchem Tag? | Tagesplanung, Übergaben und Rückgaben |
| Belegungsplan (Reservierungsplaner) | Ist dieser Artikel in diesem Zeitraum frei? | Zusagen am Telefon, Lücken füllen |
So läuft eine Reservierung sauber ab
- Anfrage aufnehmenTrag jede Anfrage sofort ein, auch wenn sie noch nicht fest ist. Mit Kunde, Zeitraum und gewünschten Artikeln.
- Verfügbarkeit prüfenErst in den Belegungsplan schauen, dann zusagen. Denk an Pufferzeit für Prüfung und Reinigung.
- Reservieren mit FristHalte den Artikel für eine vereinbarte Zeit frei. Kommt keine Zusage, gibst du ihn wieder frei.
- BestätigenSchick dem Kunden Zeitraum, Preis und Kaution schriftlich. Das vermeidet Missverständnisse.
- ÜbergabeSetz die Buchung auf „beim Kunden“ und halte den Zustand fest, am besten mit Mietvertrag und Fotos.
- RückgabeZubehör prüfen, Kaution abrechnen, Buchung abschließen. Erst dann ist der Artikel wieder frei.
Papier, Excel, Kalender-App oder Buchungssystem?
| Papier / Excel | Kalender-App | Buchungssystem für Verleih | |
|---|---|---|---|
| Kosten | keine | meist keine | kostenlos bis monatlich |
| Mehrere Exemplare je Artikel | von Hand | nein | ja |
| Warnung bei Überschneidung | nein | nein | ja |
| Preis nach Mietdauer | von Hand / Formel | nein | automatisch |
| Kaution und Status | von Hand | nein | ja |
| Mehrere Personen gleichzeitig | schwierig | ja | ja, mit Rechten |
Checkliste: Darauf achtest du bei der Auswahl
- Gebaut für Gegenstände mit Zeiträumen, nicht nur für Termine
- Mehrere Exemplare je Artikel und mehrere Artikel je Buchung
- Warnung, bevor du doppelt vermietest
- Preise je Stunde, Tag, Woche und Monat, automatisch kombiniert
- Kaution getrennt vom Mietpreis
- Klare Status von Anfrage bis Rückgabe
- Belegungsplan über alle Artikel
- Auf dem Handy nutzbar, auch bei der Übergabe
- Zugänge für Mitarbeiter mit Lese- oder Schreibrecht
- Kostenlos ausprobieren, ohne lange Vertragsbindung
Stand: 16.10.2026 · Redaktion MietPlaner
