Fast jeder Verleih beginnt mit einer Tabelle. Das ist auch völlig in Ordnung: Excel ist kostenlos, flexibel und bekannt. Irgendwann aber kostet die Tabelle mehr Zeit, als sie spart. Hier erfährst du ehrlich, was Excel kann, wo es hakt und wann eine Vermietungssoftware die bessere Wahl ist.
Was für Excel spricht
- Meist schon vorhanden, keine Einarbeitung
- Frei gestaltbar: jede Spalte, jede Formel, wie du willst
- Für eine Handvoll Artikel und Buchungen im Monat völlig ausreichend
Wo Excel an seine Grenzen kommt
- Keine Warnung bei Überschneidungen: Die Tabelle merkt nicht, dass der Anhänger schon vergeben ist.
- Unterwegs unpraktisch: Auf dem Handy ist eine große Tabelle kaum zu bedienen.
- Gemeinsam arbeiten ist schwierig: Wer hat die aktuelle Version? Wer hat gerade etwas geändert?
- Preise von Hand: Eine Woche plus zwei Tage plus drei Stunden rechnet man schnell falsch.
- Kein Überblick über den Tag: Was heute rausgeht und zurückkommt, musst du dir selbst heraussuchen.
- Verträge und Kunden getrennt: Adressen, Verträge und Buchungen liegen an verschiedenen Orten.
Der Vergleich auf einen Blick
| Papier / Notizbuch | Excel / Tabelle | Vermietungssoftware | |
|---|---|---|---|
| Kosten | keine | meist keine | kostenlos bis kleiner Monatsbeitrag |
| Überblick über Verfügbarkeit | schlecht | mittel | sehr gut |
| Warnung bei Doppelbuchung | nein | nein | ja |
| Preise automatisch berechnen | nein | mit eigenen Formeln | ja |
| Unterwegs auf dem Handy | ja | umständlich | ja |
| Mehrere Personen gleichzeitig | nein | eingeschränkt | ja |
| Kundenhistorie | nein | mit Aufwand | ja |
| Mietvertrag mit Unterschrift | Papier | nein | je nach Anbieter |
5 Zeichen, dass es Zeit für den Umstieg ist
- Du hattest schon eine Doppelbuchung oder warst knapp davor.
- Du suchst länger nach Kundendaten, als das Telefonat dauert.
- Mehr als eine Person nimmt Buchungen an.
- Du rechnest Preise für längere Zeiträume jedes Mal neu aus.
- Du weißt am Morgen nicht sofort, was heute rausgeht.
Trifft einer dieser Punkte zu, lohnt sich ein Blick auf eine Software. Viele Lösungen lassen sich kostenlos testen – so riskierst du nichts.
So gelingt der Umstieg in einem Nachmittag
- Artikel anlegenBezeichnung, Preise und Kaution je Artikel. Mehr braucht es zum Start nicht.
- Kommende Buchungen übertragenNur die Buchungen, die noch anstehen. Alte Buchungen können in der Tabelle bleiben.
- Stammkunden eintragenDie wichtigsten Kunden gleich, alle anderen nach und nach bei der nächsten Buchung.
- Einmal durchspielenEine Testbuchung von der Anfrage bis zur Rückgabe anlegen. Danach sitzt der Ablauf.
Stand: 25.09.2026 · Redaktion MietPlaner
